Légalisation, certification, copie conforme


TABLE DES MATIERES

Documents concernés
Légalisation ou certification de signatures
Copie conforme
Documents issus d’administrations françaises

Documents concernés

- actes publics : actes d’état civil, actes judiciaires, actes notariés, actes administratifs

- actes sous seing privé : attestations sur l’honneur, reconnaissance de dettes, contrats, factures, lettres de recommandation, certificats d’hébergement… .

Légalisation ou certification de signatures

Principe

La légalisation atteste l’authenticité des signatures, apposées sur un acte ou un document, et la qualité de leur signataire.

Les signatures apposées sur des actes ou des documents étrangers, destinés aux administrations françaises, peuvent être légalisées par les autorités françaises (conformément aux accords de réciprocité conclus entre les pays) .

Différentes formes de légalisation

Selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays en question, les documents peuvent être :

- soit soumis à la légalisation,

- soit soumis à la formalité dite de l’apostille,

- soit dispensés de légalisation.

Avant d’engager toute formalité, RENSEIGNEZ-VOUS :

> auprès de l’ambassade ou du consulat d’Ukraine

> au ministère des affaires étrangères, bureau de légalisation

Légalisation

La légalisation est une double formalité, effectuée d’abord par le ministère des Affaires étrangères puis par le Consulat de France.

Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l’officier public ou de l’administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l’autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité.

Pour un acte privé, le demandeur doit faire d’abord certifier sa signature.

Apostille

S’adresser à la cour d’appel du lieu où a été établi le document.

Traductions

Sont recevables, pour légalisation à l’Ambassade de France à Kiev, toutes les traductions établies par un traducteur au choix dès lors qu’il est assermenté.
Ces traductions doivent impérativement comporter l’apostille obtenue auprès du ministère des Affaires étrangères ukrainien (MZS).

Copie conforme

Copie des documents administratifs

Depuis le 1er octobre 2001, les services administratifs français, les mairies et les entreprises ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d’une copie certifiée conforme à l’original d’un document administratif.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire…

La production d’une photocopie simple du document original, dés lors qu’il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la production de l’original.

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu’à la production de l’original.

Exceptions

La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible.

Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l’appui de leur dossier.

Les copies d’actes judiciaires ou authentiques (actes d’état civil notamment) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple).

Documents issus d’administrations françaises

Les documents délivrés par une administration française ne peuvent en aucun cas être légalisés ou certifiés (actes de naissance, actes de mariage, passeports ..) par l’Ambassade de France.

Pour plus d’informations la légalisation des documents (sur le site du Ministère des Affaires étrangères).

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publié le 04/12/2013

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